10 SARAN BERSOPAN-SANTUN DALAM BER-EMAIL

Bagi sebagian besar orang, email tampaknya menjadi rahmat
sekaligus bencana. Email dapat menghemat biaya komunikasi,
terutama pada orang-orang yang jarang berhubungan dengan
kita. Namun, dapat membuat kita menderita dengan menerima
banjir "spam email". Tidak banyak hal yang bisa kita laku
kan untuk menghadapi para "spammers" ini kecuali terus
-menerus melaporkannya pada "network administratur" kita.
Bagaimanapun,dalam melakukan korespondensi pribadi, kita
seyogyanya tetap bersopan-santun untuk menjaga hubungan baik. 

Berikut 10 saran bersopan-santun dalam ber-email ria :

1.  Benahi susunan email "forwards" anda. 

Bila anda ingin memforward sebagian atau seluruh
pesan pada pihak lain, maka luangkan sedikit waktu
anda untuk menghapus tanda yang biasanya muncul.
Seperti tanda ">" dsb. 

2.  Gantilah "Subject" atau judul email bila topik
pembicaraan anda berubah. 
Seringkali setelah saling
bertukar email beberapa kali, topik pembicaraan be
rubah dari aslinya, namun "subject" atau judul email
belum juga diganti. Akan jauh lebih mudah untuk mela
cak email yang masuk bila "subject" disesuaikan dan
dapat mencerminkan isi email yang sedang anda tulis. 

3. Hapuslah pesan reply yang tidak perlu. 

Beberapa program email secara otomatis memunculkan isi
email yang terdahulu bila anda sedang membalas/merep
lynya.Ada baiknya anda menghapus pesan tersebut dan
hanya tinggalkan pesan yang benar-benar anda anggap
perlu. 

4. Jangan teruskan surat berantai. 

Anda tentu merasa terganggu dan jengkel bila seseorang
mengirimi anda sebuah email tentang humor atau cerita-
cerita,kemudian meminta anda untuk meneruskannya dengan
segera pada 10 teman anda yang lain, atau bila tidak
maka anda akan ketiban sial. Mengapa anda juga bermaksud
mengganggu dan membuat orang lain jengkel bila anda mene
ruskan email semacam ini?Hapus saja dengan menekan tombol
 "delete". 

5. Hormati privacy orang lain. 

Ini termasuk juga alamat email mereka. Bila anda sedang
mengirim email ke sejumlah orang yang mungkin satu-sama-
lain tidak saling mengenal,gunakan "bcc" atau "blind car
bon copy " agar alamat-alamat email mereka tidak saling
diketahui. Bila anda mudah mengirim email ke banyak
alamat sekaligus tanpa mempertimbang - kan saran ini, 
maka bersiap-siaplah untuk dikomplain karena mereka me
nerima spam. 

6. Jangan melakukan spam. 

Mungkin saja anda tidak sengaja melakukannya, tetapi
banyak orang tidak menyadari jika mereka menggunakan
alamat-alamat email yang mereka dapat dari "forwarded
email", kemudian menggunakannya tanpa permisi, ini
termasuk bentuk spam. 

7. Jangan berteriak-teriak. 

Menulis dengan mengaktifkan huruf besar (tombol
"Caps Lock")dapat diartikan sebagai pertanda kemarahan.
Orang mungkin menganggap anda sebagai pengguna internet
yang tidak baik,atau tidak sopan sama sekali. 

8. Jangan mudah "terbakar", over-reaksi, atau terburu-
buru menghapus suatu email tanpa berusaha memikirkannya
dengan baik.
Dalam bahasa tulis, kita memiliki waktu untuk memikirkan
bagaimana kita merespon atas sesuatu email yang membuat
kita marah. Begitu juga dengan beremail ria. Bila anda
merasa dipenuhi dengan emosi yang kuat, kemudian menulis
balasan dengan emosional pula, maka sebaiknya jangan
keburu anda kirim email tersebut. Simpanlah dulu dalam
"draft folder"selama beberapa hari untuk dibaca ulang.
Banyak persahabatan yang hancur gara-gara terburu-buru
menanggapi suatu email tanpa berusaha memikirkannya 
dengan bijaksana. 

9. Bersabarlah dalam menunggu "reply". 

Ketahuilah, orang tidak hanya hidup dengan internet.
Mereka mungkin tidak membalas email anda dengan segera.
Masih banyak orang yang men-cek email mereka seminggu sekali. 

10. Akuilah bahwa tidak semua orang senang menerima
segala yang anda anggap lucu. 

Jangan terus-menerus mengirimkan sesuatu pada mereka yang
tidak pernah membalasnya, meskipun dengan ucapan terima kasih.

Jangan lupa: Luangkan waktu juga untuk memikirkan apa yang kita
forward -kan dan kepada siapa kita mem-forwardkan suatu email.
Tidak semua orang setuju atau suka dengan materi yang kita forward
kan. Untuk orang-orang tertentu, subyek-subyek tertentu (yang kita
anggap lucu dan menarik atau ringan) bisa jadi sangat sensitif
dan serius!!

(diadaptasi dari The Top 10 E-mail Courtesy Suggestions, Zoran 

Todorovich)